يازده نکته مهم در تهيه خبرنامه

يکي از مؤثرترين روشهاي معرفي شرکتها، توليدات و محصولات آنها، انتشار خبرنامه هايي مرتبط با آنها مي باشد. چنين روشي به دليل وجود ترکيبي از عکس، نقاشي ،رنگ و غیره داراي بيشترين پايداري در ذهن مخاطب نسبت به ساير روشهاي ديگر تبليغاتی خواهيد بود.
روابط عمومي سازمان ها و نهادها و شرکت هاي بزرگ بيشترين تلاش خود را در جهت استفاده از روش هاي مناسب و موثر در جلب مشتريان بالقوه و تبديل آنها به مشتريان واقعي صرف کرده و هزينه هاي زيادي براي اين موضوع خرج مي کنند. در دنياي رقابتي سالم که مشتري حق انتخاب دارد، هر شرکتي که رابطه بهتر و گسترده تري با مردم داشته باشد، مشتري بيشتر و در نتيجه فروش بيشتري خواهد داشت.
مردم ديگر جذب تبليغات مستقيم محصولات و خدمات نمي شوند و بايد سعي کرد از راه ارائه اطلاعات و آموزش ها و فرهنگ سازي ها، نظر آنها را به سمت شرکت خود جلب کنيد.

در اين مقاله به بررسي 11 نکته در جهت پياده سازي خبرنامه براي اهداف ارتباط هاي مردمي و عمومي (Public Relations) خواهيم پرداخت. اگر چه اين موارد به عنوان نکات پايه در جهت پياده سازي خبر نامه هاي چاپي مي باشند اما موارد متعددي از آنها نيز در خبرنامه هاي الکترونيکي نيز مورد استفاده قرار مي گيرند.

1- براي خوانندگان خود و نه براي خود، بنويسيد. چنانچه در کليه مقالات ، از يک سري اطلاعات جذاب و مورد توجه خواننده استفاده نماييد، مخاطبين بيشتري را جذب خواهيد نمود. به عبارت ديگر ارايه مطالب مهم و جامع در خبرنامه تاثير به سزايي در جذب مخاطبين خواهد داشت. از ارائه مطالب قديمي و تکراري پرهيز کنيد. توجه داشته باشيد که در کيفيت خبرنامه خود بايد به رقابت با ساير شرکت هائي که مثل شما براي مردم خبرنامه ارسال مي کنند باشيد. ممکن است خبرنامه شما در ميان ده ها خبرنامه ديگر به دست مشتريان برسد. پس کيفيت آن خيلي مهم است.

2- يکي از مؤثرترين عوامل در جذب مخاطبين به کار گيري تيترهاي جذاب در نشريه مي باشد. چنانچه مقالات از اين قابليت برخوردار نباشند، خوانندگان تمايلي به ادامه خواندن خبرنامه پيدا نخواهند کرد. تيتر ها بايد طوري انتخاب شوند که براي مردم هيجان انگيز باشد و آنها را ترقيب کند که مقاله ها را بخوانند. در انتخاب تيتر ها وقت بيشتري صرف کنيد چون باعث مثبت تر بودن اثر مقاله شما در خواننده مي شود.

3- عاملي ديگر در جذب خوانندگان، به کار گيري ساختار طراحي حرفه اي و جذاب مي باشد. استفاده از فرمت چند ستونی و عناصر گرافيکي مناسب شما را به اين اهداف نزديک خواهند ساخت. یکي از مواردي که کمک مؤثر در جهت بدست آوردن اين ساختار خواهد نمود، قرارگيري مناسب و سازمان يافته تصاويرو عناصر گرافيکي در صفحه مي باشد.

4- يکي ازعوامل عدم جذب خوانندگان، استفاده از نقاشي هاي نامناسب و با کيفيت نامطلوب در خبرنامه هاي خارج شرکت مي باشد. اين گونه نقاشي ها براي خبرنامه هاي خانگي ممکن است مناسب باشند. چنانچه مي خواهيد خبرنامه اي با کيفيت بالا توليد نماييد، از بکاربردن اين گونه تصاوير در آنها جددا خودداري نماييد. در اصل استفاده از آنها نه تنها کمکي به زيباسازي خبرنامه نخواهد کرد بلکه سطح کيفيت مقالات را نيز پايين خواهند آورد. حال، چنانچه به استفاده از نقاشي ها در خبرنامه نيز مايليد، تنها از يک گروه تصويري خاص متناسب با سطح کيفيت خبرنامه استفاده نماييد. استفاده ترکيبي ازتصاوير کارتوني در خبرنامه اي حاوي تصاوير با کيفيت بالا ،باعث افت کيفيت آن خواهد شد.

6- يکي ديگراز راههايي که در جذب مخاطبين بسيار حايز اهميت است، استفاده از دو رنگ (مشکي به همراه يک رنگ تند ) در خبرنامه مي باشد.استفاده از اين قابليت در رنگ آميزي خبرنامه، آن را بسيار حرفه اي تر از خبرنامه هايي تک رنگ مي نمايد.

7- چنانچه در خبرنامه، از بيش از دو يا سه نوع قلم مختلف استفاده نماييد، نشريه دچار افت کيفيت خواهد شد. سعي کنيد حد اکثر از سه نوع قلم براي تيتر ها، متن و بخش هاي مهم، استفاده کنيد. در خبرنامه هاي الکترونيکي فارسي، از قلمي استفاده کنيد که نياز به نصب جداگانه در سيستم عامل نداشته باشد. قلم مورد استفاده در خبرنامه هاي فارسي معمولا Tahoma است که هرچند زياد زيبا نيست ولي براي خوانندگان فارسي زبان کاملا آشنا است. نيازي نيست از ساير قلم ها استفاده کنيد. با تغيير اندازه و ساير افکت ها روي همين قلم مي توانيد به هدف خود برسيد. اندازه قلم 9و 10 و 12 براي خبرنامه ها مناسب است.

8- يکي از مواردي که همواره مورد توجه مردم قرار مي گيرد، اين است که احساس شود نشريه در جهت حفظ محيط زيست نيز گام برمي دارد. يکي از راههاي ايجاد چنين حسي در مخاطب، استفاده ازکاغذهاي بازيافتي در چاپ خبرنامه مي باشد. چنانچه مي خواهيد اين عمل تاثير بيشتري نيزبر روي مخاطبين بگذارد، طي اعلاميه اي آن را به اطلاع خوانند گان نيز برسانيد.

9- استفاده از کادر نظر خواهي به همراه اطلاعات تماس با ناشر، ويراستار و ساير کارمندان يکي ديگر از عواملي است که مخاطبين به آن توجه قابل ملاحظه اي دارند. زيرا تمامي افراد مايلند اطلاعات کافي در مورد مکاني که پيشنهادات و انتقادات خود را ارسال مي نمايند، داشته باشند. سعي کنيد خبرنامه را مردمي تر جلوه دهيد. حتي اگر آن را توسط نرم افزار ارسال خبرنامه ارسال مي کنيد، حتما اطلاعات شخصي افراد توليد کننده و نحوه تماس با آنها را در خبرنامه بنويسيد.

10- يکي ديگرازعوامل موفقيت نشريه زماني حاصل خواهد شد که خبرنامه در بازه هاي زماني منظم چاپ شود. نشر فصلي خبرنامه ها به همراه يک سري اطلاعات جذاب مي تواند براي بسياري از بنگاه هاي اقتصاديمناسب باشد. همچنين، اگر بتوانيد تاريخ نشر خبرنامه را با حوادث و يا اتفاقات مهم همزمان نماييد، خوانندگان بيشتري را جذب خواهيد نمود.

11- درهر نشريه خواستار دريافت پيشنهادات و انتقادات خوانندگان باشيد. جهت ايجاد چنين زمينه اي، در هر نشريه از يک سري فرم نظرخواهي استفاده نماييد و يا با گذاردن آدرس پست الکترونيکي خود اين امکان را فراهم سازيد.

خبرنامه ها به عنوان موثرترين و ساده ترين راه حفظ ارتباط با مشتريان بالقوه، همواره مورد توجه مردم بوده اند. دليل اين موضوع رسيدن راحت و به موقع اطلاعات با قيمت بسيار اندک، به دست مخاطب است. ارسال خبرنامه بايد همواره در ليست فعاليت هاي ارتباط مردمي سازمان شما باشد.